HOGYAN SZŰRTÜNK KÖZEL 80 KÍNAI KOZMETIKAI GYÁRTÓBÓL 7 KOMOLY JELÖLTET?
Egy magyar kozmetikai vállalkozás azzal keresett meg, hogy egy teljes, saját márkás termékcsalád kínai gyártását szeretné előkészíteni. A projekt 12 különböző terméktípust tartalmazott, köztük sampont, tusfürdőt, kéz- és lábkrémet, testpermetet, parfümöt és helyiségillatosító termékeket. Minden termékből öt különböző illatváltozat készült volna, vagyis összesen 60 különböző termékváltozatot kellett kezelni.
A feladat nem egyszerűen az volt, hogy találjunk néhány kínai gyárat. Olyan 2-3 hosszú távú gyártópartnert kellett kiválasztani, amelyek egyszerre tudnak megfelelő minőséget, versenyképes árat, megfelelő dokumentációt, csomagolási képességet, stabil vállalati hátteret és megbízható együttműködést biztosítani.
A projekt jól mutatja, hogy a kínai beszerzés valódi nehézsége általában nem a cégek megtalálása. Gyártóból sok van. A nehéz rész annak eldöntése, hogy közülük melyikre lehet ténylegesen rábízni egy hosszú távú európai projektet.
A történet 20 másodpercben
Kiindulás: Egy magyar kozmetikai vállalkozás 12 terméktípust, öt illatot és összesen 60 termékváltozatot akart kínai gyártásba vinni, de nem volt ellenőrzött alapja annak eldöntésére, melyik gyártó tudja egyszerre teljesíteni a termék-, csomagolási és dokumentációs elvárásokat.
Feladat: A széles kínálatból valóban összehasonlítható és mintázásra alkalmas gyártókat kellett kiválasztani.
Folyamat: Közel 80 gyártót térképeztünk fel, majd több lépcsőben hét komoly mintázási jelöltre szűkítettük a mezőnyt. Tőlük több tucat, mintegy 17 kilogrammnyi minta érkezett Budapestre 8 nap alatt.
Eredmény: Az ügyfél közel 80 nehezen összevethető lehetőség helyett hét, fizikai minták és dokumentumok alapján vizsgálható gyártói irányból dönthetett a következő szakaszról. A végleges beszállító kiválasztása ekkor még nem történt meg.
A feladat: 12 terméktípus, 5 illat, 60 termékváltozat
A projekt összetettségét elsősorban nem egyetlen termék nehézsége adta, hanem a teljes rendszer. Tizenkét különböző készítményt kellett öt illatban összehangolni úgy, hogy közben a formulák, az illatok, a csomagolások, a színek és a dokumentáció is egységes maradjon.
Már a projekt elején világos volt, hogy a legalacsonyabb darabár önmagában nem lehet megfelelő döntési alap. Ha az egyik gyártó jó árat ad egy samponra, egy másik egy parfümre, egy harmadik pedig a testápolóra, könnyen létrejöhet egy papíron olcsó, de a gyakorlatban nehezen kezelhető rendszer.
Minél több gyártó között oszlik meg egy ilyen termékcsalád, annál több szerződést, mintát, dokumentumot, csomagolást, szállítást és minőségi eltérést kell párhuzamosan kezelni. Ezért a cél nem egyszerűen a legolcsóbb ajánlat megtalálása volt, hanem a teljes rendszer kockázatának csökkentése.
Közel 80 kínai gyártó feltérképezésével indultunk
Az első szakaszban különböző kínai és nemzetközi adatbázisokból, kereskedelmi felületekről, vállalati honlapokról és egyéb forrásokból közel 80 potenciális gyártót gyűjtöttem össze.
A keresés azonban csak az első lépés volt.
Minden releváns cégnél megkerestem a hivatalos kínai vállalatnevet és a rendelkezésre álló cégadatokat. Vizsgáltam többek között a vállalkozás korát, tulajdonosi hátterét, korábbi jogi ügyeit, működési stabilitását, termékkörét, exporttapasztalatát és elérhető tanúsítványait.
A cél az volt, hogy már azelőtt kiszűrjük a nyilvánvalóan gyenge jelölteket, hogy jelentős időt töltenénk velük ajánlatkéréssel, mintákkal és tárgyalással. A Kínából történő import egyik legfontosabb döntési pontja ugyanis nem a gyártó megtalálása, hanem annak eldöntése, hogy a sok látszólag megfelelő jelölt közül melyikre lehet ténylegesen hosszú távú üzleti kapcsolatot építeni.
Egy jó honlap vagy egy professzionális értékesítő önmagában nem bizonyítja, hogy a mögötte álló vállalkozás is megfelelő hosszú távú partner.
A vevői igényt először le kellett fordítani a kínai gyártási valóságra
Egy európai vevő által megfogalmazott termékleírás nem feltétlenül ugyanazt jelenti egy kínai gyártó számára.
Ezért a kapcsolatfelvétel előtt az igényeket gyártói szempontból is értelmezhető formára alakítottam. Pontosítottuk a termékmegnevezéseket, a műszaki paramétereket, a csomagolási követelményeket, a mennyiségeket, a szükséges dokumentációt és a kereskedelmi feltételeket.
Az ajánlatkérések egységes, strukturált formában mentek ki, hogy a különböző gyártók válaszai később valóban összehasonlíthatók legyenek.
Ennek jelentősége sokszor alábecsült. Ha tíz gyár tíz különböző módon értelmezi ugyanazt a kérést, akkor tíz árajánlatot kapunk, de valójában nem ugyanarra a termékre.
A kínai beszerzés egyik alapfeladata ezért a félreértések megelőzése még azelőtt, hogy azok gyártási vagy pénzügyi problémává válnának.
A kutatás közben új problémát találtunk: az illatok
Az első gyártói egyeztetések során kiderült, hogy több megfelelőnek tűnő kozmetikai gyártó nem tudja önállóan biztosítani mind az öt szükséges illatot.
A projektet ezért ki kellett bővíteni.
Körülbelül húsz külön illatanyag-beszállítóval is kapcsolatba léptem, hogy megértsük az elérhető illatokat, az árakat, a különböző koncentrációkat és az egyedi illatok reprodukálásának lehetőségeit.
Ez fontos példa arra, hogy egy kínai beszerzési projekt ritkán halad végig pontosan az eredeti terv szerint.
A feladat nem az, hogy mindenáron ragaszkodjunk az első elképzeléshez. A feladat az, hogy amikor kiderül egy új korlát, gyorsan megtaláljuk a mögötte lévő megoldást, és ennek megfelelően módosítsuk a beszerzési rendszert.
Nem a legolcsóbb gyártót kerestük
Az első ajánlatok között jelentős árkülönbségek voltak. Egy magasabb ár azonban nem feltétlenül jelent jobb terméket, ahogy egy alacsonyabb ár sem feltétlenül jelent jó üzletet.
Ezért az árakat mindig a teljes ajánlattal együtt vizsgáltam.
Számított a termékkör szélessége, a dokumentáció, a csomagolási képesség, a minimális rendelési mennyiség, a gyártási rugalmasság, az exporttapasztalat, a reakcióidő és az is, hogyan viselkedik a gyártó akkor, amikor egy problémára vagy szokatlan kérésre kell megoldást találnia.
A beszállító kommunikációja már a rendelés előtt sokat elárul arról, milyen lesz vele dolgozni akkor, amikor valódi probléma merül fel.
Ha egy cég már az ajánlatkérés során nem tartja be az ígéreteit, napokig nem válaszol, hiányosan küldi a dokumentumokat vagy folyamatosan noszogatni kell, nincs sok ok feltételezni, hogy a sorozatgyártás során megbízhatóbb lesz.
Közel 80 gyártóból először 20, majd 7 maradt
A kutatás és az első tárgyalási körök után körülbelül húsz olyan vállalkozás maradt, amely megfelelt az alapkövetelményeknek és érdemes volt a részletesebb vizsgálatra.
A következő szakaszban már pontozásos értékelést alkalmaztam.
A gyártókat többek között az ár-érték arány, kommunikáció, tanúsítványok, terméklefedettség, csomagolási képesség, fizetési feltételek, exporttapasztalat és vállalati háttér alapján hasonlítottam össze.
A kínai vállalati adatbázisokból elérhető részletes jelentések különösen fontos szűrőt jelentettek. Egy vállalkozás kereskedelmi ajánlata lehet kiváló, miközben a háttérben olyan tulajdonosi, pénzügyi vagy jogi kockázatok jelennek meg, amelyek hosszú távú együttműködésnél már elfogadhatatlanok.
A részletes értékelés végére hét gyártó került abba a körbe, ahonnan már fizikai termékmintákat is érdemes volt bekérni.
A közel 80 kezdeti lehetőségből tehát a cégek kevesebb mint tizede jutott el a komoly mintázási szakaszig.
A termékminta nem ajándék, hanem újabb beszállítói vizsga
A minták célja nem egyszerűen az volt, hogy az ügyfél megszagolja vagy kipróbálja a terméket. A mintakör egy újabb szűrési szakasz volt.
A gyártóknak tizenkét különböző terméktípusból kellett mintát készíteniük egy kiválasztott illattal, a további négy illatból pedig külön illatmintát biztosítaniuk. Emellett bekértük az összetevőlistákat, illatanyag-megfelelőségi dokumentumokat és biztonsági adatlapokat is.
Ezzel egyszerre több dolgot lehetett vizsgálni:
- a tényleges termékminőséget,
- a textúrát és az illatintenzitást,
- a gyártó dokumentációs fegyelmét,
- a reakcióidőt,
- a részletes utasítások pontos követését,
- valamint azt, hogyan kezeli a cég az egyedi vevői igényeket.
A mintakör során az is kiderült, hogy még egy aprónak tűnő kérés, például a minták pontos felcímkézése is komoly különbséget tesz a beszállítók között.
Ha hét gyártótól több tucat különböző termék érkezik, a hiányosan megjelölt flakonok nagyon gyorsan kezelhetetlenné teszik az összehasonlítást.
Az ilyen hibák ezért nem pusztán adminisztrációs kellemetlenségek. Információt adnak arról is, mennyire fegyelmezetten dolgozik majd az adott partner egy nagyobb rendelés során.
A csomagolás külön beszerzési feladattá vált
Egy saját márkás kozmetikai termék esetében nem elég, hogy maga a krém vagy sampon megfelelő legyen.
A flakon, pumpa, szórófej, szín, felület és nyomtatás ugyanúgy része a készterméknek.
A projekt során ezért párhuzamosan kezdtük kialakítani a csomagolási koncepciót is. Meghatároztuk az öt illathoz tartozó öt színvilágot, a szükséges felületeket és a fő csomagolási irányokat.
Látványterveket készítettem, amelyek segítségével nemcsak az ügyfél, hanem a kínai gyártók is egyértelműbben látták, milyen végeredményt szeretnénk elérni.
Ez azért fontos, mert ha egy európai márka teljes egészében a kínai gyárra bízza a vizuális irány kialakítását, könnyen olyan eredmény születhet, amely technikailag gyártható, de nem illeszkedik a célpiac elvárásaihoz.
A gyár feladata a gyárthatóság. A márka irányát viszont a vevő oldaláról kell meghatározni.
A minták Kínából történő szállítása is része volt a feladatnak
A hét gyártótól összegyűjtött minták végül egy körülbelül 17 kilogrammos küldeményt alkottak.
Egy normál nemzetközi gyorspostai ajánlat ehhez jelentős költséget jelentett volna. A kínai kapcsolatrendszerem segítségével azonban a küldeményt a kapott normál gyorspostai ár kevesebb mint feléért sikerült megszervezni.
A csomag Sanghajból nyolc nap alatt érkezett meg Budapestre.
Ez első látásra csak logisztikai részletnek tűnhet, de egy beszerzési projektben az ilyen pontok összeadódnak. A beszállító kiválasztása, a mintázás, a belföldi kínai szállítás, a nemzetközi fuvar és a dokumentáció nem különálló feladatok, hanem ugyanannak a folyamatnak a részei.
Ezért a kínai import ügyintézés során nem elég egy-egy részfeladatot külön megoldani. A teljes folyamatot összehangoltan kell kezelni, mert ha valamelyik szakasz nincs kézben tartva, az egész projekt lelassulhat vagy felesleges költségeket termelhet.
Az első mintakör után nem kezdődik automatikusan a gyártás
A mintázást nem egyszeri igen vagy nem döntésként kezelem.
Az első minták feladata az is, hogy új információkat adjanak a következő körhöz.
Ha például egy sampon állaga túl híg, egy krém textúrája nem megfelelő, egy illat túl erős vagy túl gyenge, akkor a második mintakör már ezekkel a konkrét észrevételekkel indul. Ez jelentős előnyt jelent.
A korábbi gyártók célzottan tudják javítani a termékeiket, az újonnan bevont gyártók pedig már nem egy általános elképzelést kapnak, hanem tényleges mintákon alapuló, pontosított követelményrendszert. Minden egyes körrel csökkenteni kell a bizonytalanságot.
Ez sokkal biztonságosabb megközelítés, mint az első elfogadható minta után rögtön nagyobb rendelést leadni.
Miért nem mindegy, hogy egy vagy több gyártó készíti a termékcsaládot?
Egy 12 termékből álló termékcsalád több kínai gyár között is felosztható. Bizonyos esetekben még gazdaságilag is indokolt lehet. Ennek azonban ára van.
Több gyártónál könnyebben eltérhet az illat, a textúra, a csomagolás árnyalata, a pumpák működése és a dokumentáció. Több szerződést, több szállítást és több minőségellenőrzési pontot kell kezelni.
Egyetlen megfelelő gyártó ezzel szemben egyszerűbb rendszert, egységesebb termékcsaládot és erősebb tárgyalási pozíciót adhat a nagyobb összesített rendelési érték miatt.
Ez nem jelenti azt, hogy mindenáron egyetlen gyártót kell választani.
A helyes döntés az, amelynél az árkülönbséget összevetjük a több beszállító által okozott többletmunkával és kockázattal.
A beszerzésben ezért nem azt kérdezem először, hogy melyik megoldás a legolcsóbb.
Azt kérdezem: melyik megoldás adja a legjobb teljes eredményt elfogadható kockázat mellett?
Hol tartott a projekt az esettanulmány készítésekor?
Ez az esettanulmány nem egy utólag megszépített történet egy már lezárt gyártásról. Az anyag a beszállítókeresési, átvilágítási és első mintázási szakaszt mutatja be.
A közel 80 feltérképezett gyártóból létrejött egy hét céges, részletesen ellenőrzött mintázási kör, a fizikai minták megérkeztek Európába, és ezek eredménye alapján kezdődhetett a követelmények további pontosítása.
A végső gyártó vagy gyártók kijelöléséhez a következő döntési pontot már nem internetes információk vagy értékesítői ígéretek, hanem a tényleges termékek összehasonlítása adta. Pontosan ez a célja a fokozatos szűrésnek: minél később hozunk nehezen visszafordítható döntést, annál több valós információ álljon rendelkezésre hozzá.
Mit mutat meg ez a projekt a kínai beszerzésről?
Egy kínai beszállító megtalálása ma már technikailag egyszerű. Néhány perc alatt több száz céget lehet találni az interneten. Az érték nem ebben van.
Az érték annak eldöntésében van, hogy melyik cég valódi gyártó, melyik rendelkezik megfelelő képességekkel, melyik ár reális, melyik dokumentáció ellenőrizhető, melyik partner stabil, és melyik vállalkozással érdemes évekre előre számolni. Ebben a projektben a keresés csak a folyamat eleje volt.
Utána következett a cégellenőrzés, az ajánlatok egységesítése, az árak összehasonlítása, a tárgyalás, az illatanyag-beszállítók kutatása, a dokumentáció ellenőrzése, a pontozás, a mintázás, a csomagolási kérdések és a logisztika.
A kínai beszerzés ezért számomra nem közvetítés. A feladatom az, hogy a rendelkezésre álló sok lehetőségből fokozatosan kiszűrjem a bizonytalanságot, és olyan döntési alapot adjak az ügyfélnek, amelyre már üzletileg is lehet építeni.
Gyakran ismételt kérdések
Hány kínai gyártót érdemes megkeresni egy új projektben?
Nincs minden projektre érvényes szám. Összetettebb termékeknél azonban veszélyes lehet az első három vagy öt találatból választani. A szélesebb kezdeti kutatás azért hasznos, mert először a piac egészéről kell képet kapni, majd ebből lehet fokozatosan szűkíteni a komoly jelölteket.
Miért nem elég a legolcsóbb kínai gyártót kiválasztani?
Mert a beszerzési ár csak egy része a teljes költségnek. A minőségi problémák, késések, gyenge kommunikáció, nem megfelelő dokumentáció, magas minimális rendelési mennyiség vagy rosszul kezelhető reklamáció később sokkal többe kerülhet, mint az induláskor megtakarított néhány százalék.
Mire jó a kínai gyártók átvilágítása?
Segít ellenőrizni, hogy a kereskedelmi ajánlat mögött milyen vállalkozás áll. Vizsgálható többek között a cég múltja, tulajdonosi háttere, jogi ügyei, működési stabilitása és egyes esetekben pénzügyi helyzete is. Ez nem szünteti meg a kockázatot, de jelentősen javítja a döntési alapot.
Szükséges személyesen meglátogatni a kínai gyárat?
Nem minden projekt minden szakaszában. A helyszíni ellenőrzés azonban előbb vagy utóbb elengedhetetlen. Olyan információkat adhat a tényleges kapacitásról, gyártási fegyelemről, raktározásról és minőségellenőrzésről, amelyek dokumentumokból nem láthatók.
Miért érdemes több gyártót megtartani a végső körig?
Mert a versenyhelyzet javítja az ügyfél tárgyalási pozícióját, és egyben tartalékot is biztosít. Ha az első számú gyártóval minőségi, kapacitási vagy kereskedelmi probléma merül fel, nem kell a teljes beszállítókeresést elölről kezdeni.
Kínai beszállítókeresés helyett döntési biztonság
Egy jó kínai beszállító nem attól jó, hogy megtalálható az interneten, és nem attól, hogy ő adja az első körben a legalacsonyabb árat. A kínai projektekben végzett üzleti problémamegoldás lényege éppen az, hogy a felszíni ajánlatok mögött feltárjuk azokat a műszaki, kereskedelmi és partneri kockázatokat, amelyek később valóban meghatározhatják a projekt eredményét.
A valódi kérdés az, hogy mit találunk a vállalkozás mögött, hogyan teljesít a különböző szűrőkön, hogyan reagál problémákra, és mit mutatnak a dokumentumok, a minták és később maga a gyártás.
A Cheers HUN olyan vállalati ügyfelekkel dolgozik, akiknek valódi üzleti tétjük van Kínában, és nem egyszerűen néhány internetes beszállítói elérhetőséget keresnek.
Ha Kínából szeretne beszerezni, és a beszállító kiválasztásától a tárgyaláson és ellenőrzésen keresztül a helyi kínai végrehajtásig szeretné kézben tartani a folyamatot, vegye fel velem a kapcsolatot.